Règlement d’ordre intérieur

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Règlement d’ordre intérieur de l’Orchestre Étudiant des Ingénieurs de Liège

Version coordonnée à la suite de l’AG du 13/05/2025

Titre I – Définitions

Article 1 – voir article 4bis des Statuts

Article 2 – voir article 4bis des Statuts

Article 3 – L’organisation de l’orchestre comprend toute activité de communication, d’administration ou de logistique concernant un projet musical et reconnue par l’organe d’administration.

Article 4 – Est arrangeur un membre de l’association volontaire et mandaté par l’organe d’administration pour la rédaction des arrangements.

Article 5 – Un arrangement est la réécriture commandée par l’organe d’administration d’une pièce musicale existante en vue de l’adapter à l’effectif de l’orchestre. Sont exclues toutes les pièces originales et les adaptations faites sur initiative propre.

Article 6 – Est chef d’orchestre un membre responsable de la direction d’un ou plusieurs morceaux, reconnu par l’organe d’administration.

Article 7 – L’Espace Musicien est une plate-forme en ligne pour partager des informations aux membres. C’est une page web à l’adresse www.oeil.uliege.be/espace-musiciens/.

Titre II – Candidatures des membres

Article 8 – Une candidature pour devenir membre de l’association nécessite :

  1. la lecture et l’approbation du règlement intérieur ;
  2. la transmission d’un numéro de téléphone ou d’une adresse mail ;
  3. l’autorisation pour l’organe d’administration d’utiliser les données à caractère personnel du candidat dans le but de le contacter et de lui communiquer les informations utiles dans le cadre des activités de l’association ;
  4. l’autorisation ou non pour l’organe d’administration de collecter, reproduire et diffuser les photos, audios et vidéos sur lesquels le candidat apparaît, prises lors des activités de l’association.

Article 8 bis – Un formulaire de candidature doit être rempli par chaque personne désirant rejoindre l’association en tant que musicien. Le contenu de ce formulaire est décidé par l’organe d’administration. Il peut comprendre des informations comme le statut (étudiant ou non), le ou les instruments joués, la capacité à lire les partitions et un CV musical.

Toute candidature pour rejoindre un pupitre complet est automatiquement refusée, exceptés les cas spécifiés dans les statuts ou le règlement d’ordre intérieur. Lorsqu’un pupitre complet se libère, l’organe d’administration doit poster une annonce sur les réseaux sociaux et le site internet.

Tout nouveau musicien et tout musicien désirant changer d’instrument doit passer par une phase de test consistant en deux étapes :

      1. Une présélection sur base du formulaire de candidature
    1. Participer à deux répétitions en ayant reçu les partitions une semaine avant la première de celles-ci.

L’organe d’administration peut prendre une décision négative à n’importe quel moment de la phase de test.

L’organe d’administration décide ou non d’accepter une candidature après la phase de test sur proposition du chef pupitre et du Conseil musical. À niveau équivalent, il doit privilégier les candidatures étudiantes. Il doit émettre un avis motivé aux candidats refusés.

Article 8 ter – L’organe d’administration peut appeler en renfort des musiciens qui ne sont pas membres de l’ASBL pour combler un manque d’effectif dans certains pupitres. De même, il peut convier des personnes extérieures à l’orchestre pour une aide logistique. Aucune période d’essai ne sera alors de mise. L’organe d’administration se porte garant devant l’assemblée générale de leurs compétences et publie leurs noms et fonctions lors de l’assemblée générale suivante. Les personnes en question disposent des mêmes droits et devoirs que les membres adhérents durant les répétitions et les concerts pour lesquelles elles sont appelées. Elles sont exemptées de cotisation. En aucun cas il ne sera possible de faire appel à des renforts au détriment de membres de l’ASBL.

Article 9 – Les éléments listés dans l’Article 8 doivent être confirmés par écrit et signés puis transmis à l’organe d’administration.

Titre III – Plates-formes

Article 10 – L’organe d’administration transmet toutes les informations pertinentes aux membres sur l’Espace Musicien. Les informations peuvent être transmises sur des plates-formes additionnelles à la convenance de l’organe d’administration.

Article 11 – L’organe d’administration crée un compte pour chaque membre sur l’Espace Musicien. Il s’assure que le membre a accès à son compte en tout instant.

Article 12 – L’organe d’administration met à disposition des membres toutes les partitions en sa possession. Si ces dernières sont sous format numérique, elles sont disponibles en ligne via une plate-forme choisie par l’organe d’administration dont le lien est partagé sur l’Espace Musicien. Si les partitions sont sous format physique, elles sont conservées au local de l’association et leur accès est garanti aux membres en faisant la demande.

Article 13 – Les membres ne peuvent partager les partitions dont l’association est propriétaire avec un tiers qu’avec l’accord écrit de l’organe d’administration.

Titre IV – Chefs d’orchestre

Article 14 – Une candidature pour être chef d’orchestre peut être soumise à l’organe d’administration par tout musicien ayant un an d’ancienneté ou plus.

Article 15 – La décision d’intégrer un chef d’orchestre incombe au comité d’administration. En cas de refus, l’organe d’administration motive sa décision et la transmet par écrit au candidat chef d’orchestre.

Article 16 – L’organe d’administration se réserve le droit de changer le chef d’orchestre d’un morceau à sa convenance et à n’importe quel moment.

Article 17 – Le chef d’orchestre a autorité lorsque l’orchestre répète ou représente le morceau qui lui a été désigné.

Titre V – Arrangeurs

Article 18 – L’organe d’administration répartit les arrangements entre les différents arrangeurs.

Article 19 – Les arrangeurs sont tenus de respecter les échéances fixées par l’organe d’administration. Tout arrangeur peut être excusé à la discrétion de l’organe d’administration.

Article 20 – Les arrangeurs cèdent tout droit relatif à leur arrangement à l’association. Leur arrangement est la propriété intellectuelle de l’orchestre.

Titre VI – Répétitions

Article 21 – La tenue de toute répétition nécessite l’accord de l’organe d’administration.

Article 22 – L’organe d’administration transmet aux musiciens via l’Espace Musicien l’endroit et l’heure de la répétition, ainsi que les morceaux qui y seront joués au plus tard deux jours avant celle-ci.

Article 23 – Tous les musiciens doivent signaler à l’organe d’administration leur absence à une répétition au plus tard la veille de celle-ci. Tout musicien peut être excusé à la discrétion de l’organe d’administration.

Article 24 – Les musiciens n’ayant pas signalé leur absence à une répétition s’engagent à arriver à l’heure de début et à partir à l’heure de fin de celle-ci. Les musiciens prévoyant d’arriver en retard ou de partir en avance doivent le signaler à l’organe d’administration au plus tard la veille de la répétition. Tout musicien peut être excusé à la discrétion de l’organe d’administration.

Article 25 – Chaque musicien s’engage à apporter lors des répétitions :

    1. un crayon ;
    1. si elles déjà ont été distribuées, les partitions des morceaux qu’ils joueront au cours de la répétition ;
  1. les instruments de musique qu’ils joueront au cours de la répétition, à l’exception des instruments appartenant à l’orchestre et rangés dans le local de l’orchestre.

Article 26 – En cas d’impossibilité d’amener le matériel listé dans l’Article 25, les musiciens doivent prévenir l’organe d’administration au plus tard la veille de la répétition. Tout musicien peut être excusé à la discrétion de l’organe d’administration.

Article 27 – Le secrétaire ou un autre administrateur mandaté par l’organe d’administration prend les présences. Les fiches de présences sont consignées dans un registre et accessibles à tout membre en faisant la demande. Les retards non-excusés sont également inscrits dans le registre.

Article 28 – Avant une répétition et jusqu’au début de celle-ci, chaque musicien s’engage à :

    1. maîtriser les morceaux annoncés pour la répétition au meilleur de leurs capacités ;
  1. être en pleine possession de ses moyens, notamment en étant sobre et reposé.

Article 29 – Durant une répétition, chaque musicien s’engage à :

    1. écouter les commentaires du chef d’orchestre ;
    1. permettre aux autres musiciens d’écouter les commentaires du chef d’orchestre, notamment en gardant le silence lorsque ceux-ci sont donnés ;
    1. appliquer les recommandations du chef d’orchestre au meilleur de leurs capacités ;
  1. prendre note des recommandations du chef sur leurs partitions.

Titre VII – Projets musicaux

Article 30 – Seul l’organe d’administration décide des projets musicaux auxquels l’association participe.

Article 31 – L’organe d’administration transmet aux musiciens via l’Espace Musicien la nature, le lieu, la date et l’heure des projets musicaux. Ces informations peuvent être partagées sur des plates-formes additionnelles à la convenance de l’organe d’administration.

Article 32 – L’organe d’administration invite les musiciens à signaler leur participation à un projet musical via l’Espace Musicien. Cette invitation peut être partagée sur des plates-formes additionnelles à la convenance de l’organe d’administration.

Article 33 – La participation à des projets musicaux est sur base volontaire uniquement.

Article 34 – Les musiciens ayant signalé leur participation à un projet musical doivent y participer. Ils ont le droit de rétracter leur participation au plus tard deux semaines avant l’événement. Tout musicien peut être excusé à n’importe quel moment à la discrétion de l’organe d’administration.

Article 35 – L’organe d’administration partage des consignes relatives à un projet musical via l’Espace Musicien au plus tard une semaine avant celui-ci. Les musiciens participants sont tenus de respecter ces consignes. Celles-ci contiennent notamment le lieu et l’heure de rendez-vous ainsi que les vêtements autorisés lors de l’événement.

Article 36 – Chaque musicien participant à un projet musical s’engage à apporter lors de l’événement :

    1. un crayon ;
    1. les partitions des morceaux qu’ils joueront au cours de l’événement ;
    1. les instruments de musique qu’ils joueront au cours de l’événement à l’exception des pianistes et des percussionnistes ;
  1. des vêtements en adéquation avec les consignes données par l’organe d’administration.

Article 37 – Avant un projet musical et jusqu’au début de celui-ci, chaque musicien s’engage à :

    1. maîtriser les morceaux annoncés pour la répétition au meilleur de leurs capacités ;
  1. être en pleine possession de ses moyens, notamment en étant sobre et reposé.

Article 38 – Durant un projet musical, chaque musicien s’engage à :

    1. jouer sa partie au meilleur de ses capacités ;
    1. garder son sérieux devant le public ;
    1. s’abstenir de tout geste obscène devant le public ;
    1. garder le silence avant et après la représentation jusque dans les coulisses ;
  1. garder le silence pendant toute la représentation.

Titre VIII – Tenue et comportement

Article 39 – Les membres de l’association s’engagent à adopter un comportement courtois et respectueux durant les activités de l’association et sur les plates-formes de celle-ci. Spécifiquement, les musiciens s’engagent à :

    1. ne discriminer aucun membre par rapport à leur physique, religion, identité de genre, langue natale, handicap ou niveau social ;
    1. ne tenir aucun propos haineux ;
    1. garder un comportement encourageant et constructif à l’égard des autres membres ;
    1. dialoguer des problèmes interpersonnels avec les personnes concernées ;
    1. assumer la responsabilité de ses émotions ;
  1. maintenir une bonne hygiène.

Titre IX – Élection de l’organe d’administration

Article 40 – Tout membre effectif peut candidater à l’organe d’administration. Seuls les membres adhérents candidats à devenir membre effectif peuvent candidater à l’organe d’administration. Les membres adhérents dont la candidature à devenir membre effectif n’est pas retenue par l’assemblée générale voient leur candidature à l’organe d’administration retirée.

Article 41 – Le nombre maximal d’administrateurs nommés par le scrutin est de sept. Si le nombre minimal de trois administrateurs nommés n’est pas atteint à la suite du scrutin, les candidats nommés lors du scrutin le restent et un nouvel appel à candidatures est ouvert, après quoi un nouveau scrutin est effectué.

Article 42 – Les candidats à l’organe d’administration ne postulent pas pour un rôle particulier au sein de l’organe mais pour en faire partie. Les rôles et responsabilités des administrateurs sont attribués par l’organe d’administration au début de son mandat, en commençant par le rôle de président. Le candidat préféré par l’élection départage une égalité pour la nomination du président.

Article 43 – L’élection de l’organe d’administration se déroule lors d’une réunion de l’Assemblée générale. Seuls les membres effectifs ont droit de vote, ce compris les membres effectifs nommés au cours de la réunion. Les candidats nommés via le mode de scrutin ci-après sont approuvés par l’Assemblée générale. En cas de désapprobation, un nouveau scrutin est organisé.

Article 44 – Le mode de scrutin est le jugement majoritaire. Chaque électeur évalue chaque candidat sur une échelle à quatre niveaux progressifs : à rejeter, faiblement favorable, favorable, fortement favorable.

Article 45 – L’organe d’administration s’assure que le vote est anonyme et que chaque électeur ne peut voter qu’une seule fois ou ne peut donner procuration qu’à une seule personne dans le respect des statuts de l’association.

Article 46 – L’organe d’administration met en place un système pour que chaque électeur puisse s’assurer que son vote a bien été pris en compte et n’a pas été modifié. À l’issue du scrutin, les bulletins sont rendus publics.

Article 47 – Le vote blanc est considéré comme un vote “à rejeter” lors du scrutin, mais n’est pas pris en compte lors de l’approbation par l’Assemblée générale.

Article 48 – Le dépouillement est effectué comme suit et sous supervision d’assesseurs choisis aléatoirement :

    • Chaque niveau d’évaluation est compté pour chaque candidat.
    • Les candidats sont classés par leur évaluation médiane.
    • Le nombre maximum de candidats ayant une évaluation médiane favorable est élu.
    • Les candidats à égalité sont départagés par leur évaluation la plus proche de la médiane. Les égalités successives sont départagées par les mentions successivement les plus proches.
  • En cas d’égalité parfaite, un tirage au sort est effectué.

Titre X – Organe d’administration

Article 49 – L’organe d’administration traite tous les membres avec un souci d’équité, peu importe leur statut au sein de l’orchestre.

Article 50 – L’organe d’administration facilite l’intégration de nouveaux membres, les informe sur leurs droits et devoirs au sein de l’orchestre.

Article 51 – Dans la mesure du possible, l’organe d’administration prend les mesures nécessaires pour intégrer les musiciens en situation de handicap.

Article 52 – L’organe d’administration motive par écrit tout refus à une demande d’adhésion à la personne concernée. Une liste de l’ensemble des membres refusés est rendue publique à l’Assemblée générale ordinaire, avec les motifs invoqués.

Article 53 – Chaque membre de l’organe d’administration partage toute information relative à l’orchestre au reste de l’organe. Spécifiquement, chaque membre de l’organe d’administration : 

    1. transfère tout mail traitant de l’association reçu sur sa boîte personnelle vers la boîte mail de l’association ;
    1. envoie tout mail traitant de l’association via la boîte mail de l’association ou met celle-ci en copie carbone ;
  1. dépose une copie de tout document relatif à l’association au local de l’association ou téléverse une numérisation du document sur une plate-forme de stockage partagée avec le reste de l’organe d’administration.

Titre XI – Conseil Musical

Article 54 – Le “Conseil musical”, en abrégé CM, est un organe officiel de l’ASBL qui a pour objet de coordonner la gestion artistique de l’orchestre et d’assurer une continuité dans le projet musical. L’OA délègue au CM la gestion artistique. Celle-ci comprend :

    1. La définition ou non d’un thème musical pour un ou plusieurs concerts,
    1. L’organisation d’au moins un vote par jugement majoritaire par an pour le choix des morceaux,
    1. La définition du programme des concerts en adéquation avec ce vote, notamment exclure les morceaux jugés “à rejeter”,
    1. L’attribution des morceaux aux arrangeurs et aux chefs,
    1. La définition et le suivi de l’agenda et du programme des répétitions,
  1. L’écriture d’interventions parlées lors des concerts.

Toute proposition du CM est sujette à approbation de l’OA. L’OA conserve le droit de prendre des décisions différentes ou contraires aux propositions du CM.

Le CM est présidé par un administrateur désigné par l’OA. Le CM est constitué de son coordinateur, ainsi que des chefs et des arrangeurs de l’année académique. Au sein du CM, les propositions sont votées à la majorité simple par ses membres constituants. En cas de partage des voix, celle du coordinateur du CM est prépondérante. Le coordinateur du CM peut inviter n’importe quelle autre personne mais celle-ci n’aura aucun droit de vote. 

Les responsabilités du coordinateur du CM comprennent :

    • La convocation, la définition de l’ordre du jour et la rédaction du procès-verbal des réunions du CM,
    • La mise en application des propositions du CM approuvées par l’OA,
  • La représentation du CM auprès des personnes externes.

Article 55  – Le Conseil musical peut définir un nombre maximal de musiciens sur scène par pupitre pour un événement musical donné, sur approbation de l’organe d’administration. En cas de nombre de place limité, le CM, approuvé par l’OA, nomme les musiciens qui joueront lors des répétitions et de l’événement.

Article 56 – À la fin de chaque quadrimestre, le Conseil musical rédige et distribue une grille d’évaluation pour les chefs et apprentis chefs d’orchestre de l’année académique. Le Conseil musical détermine les critères d’évaluation. La grille d’évaluation doit au moins contenir une évaluation globale pour chaque chef d’orchestre ayant quatre gradations : “à rejeter”, “faiblement favorable”, “favorable”, “fortement favorable”.

L’organe d’administration nomme un maximum de 6 chefs d’orchestre au début de chaque année académique sur base du classement des grilles d’évaluation de l’année précédente. Il nomme également au maximum 2 chefs d’orchestre apprentis par année académique, qu’ils aient déjà été évalués ou non. Un maximum de 3 chefs et un apprenti chef sont actifs durant un quadrimestre.

Article 57 – Un nombre maximal de musiciens pour certains pupitres peut être proposé par le Conseil musical et voté lors de l’Assemblée générale ordinaire. Après approbation, ce nombre doit être affiché sur le site internet de l’association. Lorsque le nombre maximal de musiciens est atteint pour ce pupitre, celui-ci est déclaré complet. Les règles encadrant les pupitres complets sont précisées à l’article 8 bis.

Article 57 bis – Il est toléré d’admettre un unique membre supplémentaire dans un pupitre complet si le candidat est un étudiant en Erasmus à Liège pour une durée maximale de six mois. Toutes les autres règles d’admission sont d’application.

Titre XII – chefs de pupitre

Article 58 – Chaque pupitre d’instrument doit nommer un chef de pupitre parmi ses membres à la majorité simple, sous approbation de l’OA. Le chef de pupitre doit être volontaire. Le chef de pupitre a la responsabilité de guider et conseiller les musiciens du pupitre ainsi que de relire les partitions des arrangeurs sur demande du Conseil musical. Les musiciens doivent suivre les recommandations de leur chef de pupitre.

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